Ferramentas podem organizar compromissos e tarefas do dia-a-dia.
Organização pessoal é um assunto muito importante, principalmente para quem tem pouco tempo livre durante a semana. Para controlar compromissos e tarefas a cumprir você pode usar métodos antigos, como blocos de anotações, mas é inegável que as ferramentas eletrônicas e on-line facilitaram muito esse processo.
Na coluna de hoje vou dar exemplos de programas que podem auxiliar na organização pessoal - agendas e listas de tarefas. Acompanhe a seguir e deixe suas dúvidas na seção de comentários, no final da coluna.
Agenda de compromissos
Programe seus compromissos e registre alertas para não esquecer de nada.
- Microsoft Outlook
Microsoft Outlook permite gerenciar compromissos com diversos recursos, como lembretes por e-mail (Foto: Reprodução)
O Outlook é uma ferramenta muito poderosa para gerenciar e-mails, contatos, compromissos e tarefas.
Na versão 2007 do programa, a tela principal exibe uma aba no menu à esquerda chamada Calendário. Quando você clica sobre os dias do calendário, a parte direita da tela é dividida em linhas representando as horas do dia. Clicando duas vezes sobre uma determinada hora, você abre a janela de configuração do compromisso. É importante informar do que se trata o compromisso no campo "assunto", sempre de forma sucinta e pontual. A caixa de texto maior pode ser usada para descrever de forma mais detalhada. Também é coerente marcar o horário correto de inicio e fim do compromisso.
A função de usar uma agenda eletrônica é a de ser avisado com antecedência do compromisso. Para isso deixe o campo "Lembrete" marcado, e determine o tempo de antecedência para o aviso.
Alguns compromissos agendados requerem que outras pessoas sejam convidadas ou informadas. Para isso use o botão Convidar participantes. As pessoas convidadas irão receber em suas contas de e-mail uma mensagem com o convite, que é compatível com outros sistemas de agenda. Se elas clicarem no link correspondente, poderão cadastrar o agendamento em sua própria agenda.
E se você tem um compromisso sempre no mesmo dia da semana, ou mesmo horário do dia, como academia ou médico? Simples. Na barra de ferramentas do agendamento, procure pelo botão recorrência. A finalidade dele é preencher um período de dias com o mesmo compromisso.
O Outlook tem a desvantagem de não manter os compromissos compartilhados na internet, o que facilitaria a consulta do usuário. Porém, a imensa maioria dos celulares e smartphones com recurso de agenda permite sincronizar os compromissos entre o aparelho e o Outlook, facilitando a organização.
Agenda de compromissos no celular pós sincronismo com o Outlook: os compromissos e os alertas aparecem no visor do celular (Foto: Reprodução)
O processo é bem simples em celulares que contam com software de sincronização - consulte o site do fabricante para saber da disponibilidade do aplicativo. A tela ao lado é da agenda de compromissos do Nokia N95, sincronizado com o Outlook.
A sincronia funciona bilateralmente, ou seja, o que é agendado no PC é levado para o celular, e o oposto também funciona - um compromisso agendado direto no celular é transportado para o PC.
- Google Calendar
Foto: Reprodução
Google Calendar é opção gratuita para gerenciamento de compromissos (Foto: Reprodução)
A solução de agenda de compromissos do Google é muito completa e simples de usar. Também tem a vantagem de ser gratuita, ao contrário do Outlook.
Para criar um agendamento, passe o mouse sobre a grade de horários com o botão esquerdo pressionado, marcando a faixa de horários desejada. Quando você soltar o botão, um balão irá aparecer, pedindo o nome do agendamento. Para gravar, basta clicar em criar evento. Para acessar as opções avançadas de agendamento você deve clicar em editar detalhes do evento. Os dados a serem cadastrados são semelhantes aos do Outlook.
Na tela é possível convidar pessoas para o evento e configurar opções de lembrete por e-mail e abertura de janela pop-up.
Um ponto negativo do Google Calendar é que ele não oferece ferramenta de sincronia com dispositivos móveis. Mas ele tem um recurso interessante, que é o envio de uma mensagem de celular com os dados do compromisso agendado. Segundo o site do Google, apenas duas concessionárias no Brasil suportam esse recurso. Fiz um teste com minha operadora, porém, e o recurso funcionou - é uma operadora que não está na lista, o que indica que essa informação esteja desatualizada no site da empresa.
Para configurar o serviço, clique no menu de configurações e vá até a aba configurações de celular. Coloque seu número no formato: +55 Código DDD da sua cidade Número do seu celular. (exemplo: +551199999999). E clique no botão Envio de código de confirmação. Você irá receber uma mensagem de celuar com um código - coloque-o no campo código de confirmação e clique no botão concluir configuração. Pronto, sua conta estará configurada.
Lista de tarefas
Mais que compromissos, temos pequenas tarefas a realizar durante o dia, muitas vezes sem ordem ou horário para acontecer. Para essas anotações, os meios eletrônicos e on-line funcionar como uma ferramenta de centralização. Em vez de colecionar bilhetes e os tradicionais post-its, tente usar uma dessas opções.
- Microsoft Outlook
O Microsoft Outlook tem um recurso de lista de tarefas prático e funcional, que está acessível no botão Tarefas nos itens do menu à esquerda do Outlook. Basicamente, ele permite criar tarefas com um título e descrição.
Para controlar melhor as tarefas também é possível adicionar data e horário para realização. A lista de tarefas aparece sempre que você abrir o Outlook, ou clicar no item "Pastas Particulares".
- Remember the Milk
Esse site oferece uma boa ferramenta para gerenciamento de tarefas. A interface é bem simples e requer um breve cadastro para uso. As tarefas ficam organizadas em abas (estudo e trabalho).
RTM, como é conhecido, tem um serviço completo de listas de tarefas, com definição de prioridades e avisos (Foto: Reprodução)
Ao clicar no botão Adicionar tarefa você abre um campo simples para descrever a tarefa. À esquerda existe uma caixa de opções com duas abas: tarefa e notas. Em Tarefas você pode realizar configurações avançadas da tarefa, como: repetição, data de conclusão, associar palavras-chave e outras mais. A aba Notas permite associar notas e observações àquela nota.
Um recurso interessante é o botão Imprimir, que monta uma página limpa, com um espaço para conferir as tarefas concluídas.
O serviço é gratuito para os serviços descritos acima, mas existe uma versão paga que permite sincronismo da lista de tarefas com dispositivos móveis. O custo anual do uso do serviço é de US$ 25.
Se você usa o Gmail pelo Firefox, pode usar o Remember the Milk para ver sua lista de tarefas na mesma do e-mail. Para ver a lista completa de opções de visualização das tarefas do Remember the Milk, acesse este link.
- at Notes
At Notes é uma versão virtual dos famosos post its (Foto: Reprodução)
O at Notes funciona como os papeis auto-adesivos que muita gente adora colar pelos monitores e estações de trabalho. O legal desse aplicativo é que ele permite colocar alarmes associados às tarefas. Ele funciona bem e não exige muitos recursos do computador. O lado ruim é que não existe a opção de compartilhar as tarefas pela internet.
Na quinta-feira (13/05) a coluna será dedicada a responder às dúvidas deixadas pelos leitores no espaço de comentários logo abaixo. Não perca tempo e deixe sua mensagem.
* Fernando Panissi é especialista em tecnologia e internet, formado em Sistemas de Informação com extensão em gestão. É professor universitário e ministra cursos de extensão em desenvolvimento de sistemas. Vive a internet e suas excentricidades desde 1995 e, nesta coluna, irá compartilhar suas experiências e conhecimentos sobre os mais variados temas ligados à internet, computação e tecnologia. Também tira as dúvidas deixadas pelos leitores na seção de comentários.
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